Проставлення апостилю: як, де і для чого роз’яснює Міністр юстиції Павло Петренко

Доброго дня! Я – українка, але тривалий час мешкаю за кордоном. Щоб оформити дозвіл на проживання у цій країні, мені необхідно легалізувати деякі документи. Знайомі порадили звернутися до Мін’юсту. Розкажіть, будь ласка, як поставити апостиль на документах?

Марина Соломатіна

У 2002 році Україна приєдналася до Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Ця Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави. Станом на 2018 рік вже 118 країн приєдналися до Гаазької Конвенції, з переліком яких можна ознайомитися на офіційному вебсайті Міністерства закордонних справ: https://mfa.gov.ua/ua.

Що таке апостиль?

«Apostille» – це спеціальний штамп на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.

Хто може проставляти апостиль?

В Україні повноваженнями проставлення апостилю наділені:

• Міністерство юстиції України - на документах, що видаються органами
  юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
• Міністерство освіти і науки України - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
• Міністерство закордонних справ України на всіх інших видах документів.

Хто може звернутися за проставленням апостилю?

Особа, яка підписала документ, або будь-який пред'явник документа.

Звернутися з проставленням апостилю на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України можна двома шляхами:

• особисто з заявою до територіальних органів Мін'юсту;
• надіслати поштою до Мін’юсту або його територіальних органів (виключно з-за кордону та для проставлення апостилю на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану).

Які документи підлягають апостилізації?   

Апостиль може бути проставлений на офіційних документах, які були складені на території України, і які мають бути представлені на території іншої держави, а саме:

• на документах, які виходять від органів судової влади України;
• на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
• на адміністративних документах;
• на документах про освіту та вчені звання;
• на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Однак, ці Правила не поширюються:

• на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
• на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Які документи необхідно подати?

Для проставляння апостилю подається:

• оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
• документ про оплату послуги з проставлення апостиля (документ, що підтверджує право заявника на звільнення від сплати).

На яких документах апостиль не проставляється?

Апостиль не проставляється на:

• оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;
• оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.

Скільки це коштує?

Вартість послуг з проставлення апостилю на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України становить:

• для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн);
• для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Який строк розгляду заяви?

Проставлення апостиля або відмова в його проставленні здійснюються Мін'юстом у строк до 2-х робочих днів. У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

Куди звертатися для проставлення апостиля?

Прийом та видачу документів, на яких повноваження з проставлення апостиля надано Мін’юсту, здійснюють усі відділи державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС).

Окремо зазначу - проставлення апостиля значно спрощує процес легалізації документів для країн-учасниць Конвенції. Проте, якщо країна – не учасник Конвенції, проставляння апостилю неможливо. У цьому випадку для завірення документів застосовується процедура консульської легалізації. 

Куди звертатися за більш детальними консультаціями та роз’ясненнями?

Якщо у вас залишились питання з даного приводу, будь ласка, телефонуйте до контакт-центру системи безоплатної правової допомоги за номером 0 (800) 213 103, цілодобово та безкоштовно в межах України. В центрах та бюро надання безоплатної правової допомоги по всій Україні ви можете отримати юридичну консультацію та правовий захист.